Le riunioni in azienda: opportunità o problema?

Avete mai organizzato o partecipato ad una riunione o un colloquio con la percezione, successivamente all’incontro, di aver semplicemente (e come sempre) perso del tempo?

Pensate le riunioni “strategiche organizzate per consentire di risparmiare tempo, denaro e “ulcere”, sono spesso, in azienda, vissuti come momenti di perdita del tempo, di denaro e dei facilitatori per “l’ulcera”.

A livello aziendale, ad occupare i primi posti nella classifica del tempo sprecato in azienda troviamo infatti: le riunioni.

Quindi? Come agire? Smettere di farne? Impossibile!

A questo punto partiamo dall’inizio: cosa significa “riunione”?

“La riunione è una attività di gruppo tesa a realizzare un prodotto che rappresenta e materializza il risultato dell’interazione tra i partecipanti e che non sarebbe ottenibile attraverso impegni di tipo individuale”.

Ovviamente ogni volta che non si riscontrano questi aspetti (non si arriva ad un risultato e non c’è interazione tra i partecipanti) la riunione risulterà non essere stato lo strumento adeguato, portando anche rischi di vero e proprio fallimento

Esistono infatti dei più che validi motivi (osservabili nel gruppo di lavoro) che portano a considerare talvolta la riunione lo strumento più efficace o più pericoloso da scegliere. Ma a questo punto mi sorge una domanda: chi indice le riunioni in azienda, si pone questo dubbio? Osserva questi “validi motivi”? o come unico obiettivo ha quello di riunire più persone ad un tavolo per poi deresponsabilizzarsi dicendo frasi del tipo: “beh … in riunione è stato detto” oppure “abbiamo fatto apposta una riunione per parlare di questo problema e nessuno è intervenuto”.

Una volta organizzata una riunione ricordiamoci che saper presentare contenuti, idee, problemi o proposte in modo efficace, farà la differenza. Ma anche questo non basta. Esistono strumenti per supportare tutto ciò, talvolta ignorati e talvolta abusati.

E se condiamo tutto questo con l’ansia di parlare in pubblico, la paura che il pubblico non ti ascolti o non capisca le tue motivazioni, la rabbia degli interventi che depistano o che creano tensioni, ecco che il backout rischia di essere dietro l’angolo!

Dobbiamo imparare a far crescere la nostra influenza personale e professionale. Dobbiamo imparare a focalizzare meglio i nostri obiettivi. Dobbiamo allenarci ad usare strumenti quali: il nostro corpo, la nostra voce e le nostre parole. Dobbiamo imparare a conoscere e applicare adeguati approcci alle situazioni critiche e saper gestire le interruzioni. E tutto questo ricordandoci che esistono delle regole di gestione del gruppo e di moderazione, che se non applicate provocano danni, talvolta irreparabili. Ho usato il verbo modale “dovere” non a caso.

Tendenzialmente preferisco parlare di “potere” di “possibilità” che ognuno di noi si da per essere efficace e vincente in quello che fa. Ma ricordo che: se l’obbiettivo è quello di ottimizzare “la riunione” e renderla davvero uno strumento che serve, allora non si parla più di possibilità (in questo caso sarebbe come dire: “se non puoi in un modo, puoi in altri”. Per esempio: vuoi dimagrire 5 kg? puoi imparare a mangiare meglio e puoi fare dello sport. SE LO VUOI DAVVERO, allora DEVI. Il puoi indica il potere che ognuno di noi ha, le possibilità che ha. Ma nel momento in cui mi è chiaro un obiettivo e decido il percorso da intraprendere per raggiungerlo, allora DEVO darmi dei comandi interni per raggiungerlo)

Spesso durante i miei seminari mi viene detto “sarebbe bello fare così ma la realtà è ben diversa”. Bene, io credo che la realtà è anche ciò che noi creiamo. Non è la realtà che ci impedisce di fare qualcosa di diverso, ma è la nostra barriera al cambiamento, la nostra paura di “cambiare” qualcosa alla nostra “ordinarietà”.

Se vogliamo raggiungere risultati nuovi, dobbiamo inserire nuovi comportamenti a ciò che facciamo, altrimenti raggiungeremo sempre gli stessi risultati.

E voi come organizzate le vostre riunioni?

Come le organizzano nella vostra azienda?

Siete soddisfatti dei risultati ottenuti durante tali riunioni?

Quali sono gli aspetti che vorreste migliorare?

Buona giornata a tutti e buona riunione :-)